在互联网上,我们可以看到大量关于时间管理的文章,介绍了很多方法,感觉都很适用。但是,一到具体的场景中时,便会出现水土不服的情况。
要解决这个问题,首先需要回归时间管理的目的。
时间管理的目的
在自己看来,可以简单地理解为:“在限定的时间内,做好更多重要的事。”
这句话有三层重要的信息:
第一,做重要的事。
一天做了 10 件事,但没有一件跟年度KPI一致,那也不算好的时间管理。所以,我们需要评估优先级。
第二,做好重要的事。
重要的事情必须做好,因为只有这样才能让工作变成业绩,让业绩变成简历。
第三,时间是限定的。
我们一天只有 24 小时,这是时间管理最大的可能限制条件。为什么说“可能”,因为我们可以去交换别人的时间,这个后面会说。
好了,明确了目的,我们便可以围绕目的去探索解决方案。
如何找到重要的事?
很多人会说,应该按照四象限,将事情分为重要紧急、不重要紧急、重要不紧急、重要不紧急。
这个很好理解。其中的核心是:怎么来评价一件事重不重要?
我想给三个思路:
思路一:看做好这件事的结果是否重要。
比如这件事关系到领导的年度任务,比如这是个重要的大客户,那自然是重要。
思路二,看不做好这件事会有什么后果。
比如大领导过来视察,虽然接待好了不一定会带来多大的业绩(你总不能在年终总结上说今年接待了XX位领导),但不做好肯定会让自己吃亏。
思路三,看这件事对自己的价值。
这种价值是自我成长层面上的。比如参加一场公司内部培训,它会占用你的工作时间,甚至可能影响到业绩;但是,它有利于你个人的知识储备,对个人未来的发展有帮助,那就是重要的。
理解了什么重要后,接下来就是做好它。
如何做好重要的事?
要做好重要的事,它就有很多技巧了,这里介绍常用的三个:
技巧一,半成品法。
现在很多超市,会提供做菜的半成品,比如鱼香肉丝,盒子里已经有切好的食材,买来后下锅炒好即可。
针对于重要但不紧急的事,我们可以借鉴这个方法。在可预知的情况下,前期将素材都准备好,等到它突然紧急时,我们便可以马上下锅,菜便烹饪好了。
比如有朋友经常做汇报材料,那么前期多准备一些 PPT 版式,一些表达方法,那么等到制作时,马上就有料了。
↑ 日常积累的一些公文写作表达
技巧二,前因法。
有时候我们听到做一件事,就马上开动,结果很容易偏离轨道。
比如领导让订个餐馆,我们马上就行动订了上次聚会的小龙虾店。但其实领导是为了做接待,更想要去一家私密性高的饭店。——这就大相径庭了。
所以,在做事时,无论时间多么紧急,但也请问清楚到底为什么做这件事。
技巧三,计划法。
我们很多人都有这样的经历:做着事的时候,这人找一下,那人催一下,节奏被打乱,最后也忘了自己该做什么了。
所以,一天开始的时候,务必留一点时间,写下今天要做好哪几件事。这样可以保证后续即使被“紧急”的事打乱节奏,也能保证重要的事还记在心里。
知道如何做好重要的事,接下来我们看看到底该怎么充分利用时间。
如何充分利用时间?
在这里我们需要引入一个概念:效果=时间效率。
所以,在时间一定的情况下,核心点是提升效率。那么这里就有一些方法了:
方法一:任务切割法。
只要是重要的事,都会比较困难。一旦困难,人就容易退缩,结果就是拖延。要解决这个问题,最好的方法就是把它进行拆分,拆解到什么时候做什么事。一旦清晰了路径,走下去就行了。
↑ 任务切割
方法二:番茄工作法。
工作一段时间,然后休息一会,再工作一段时间。就像我们以前上课,上了45分钟,休息10分钟。
但是,这里有一个核心点,那就是如何拆分工作。你看我们上课,45分钟基本都是独立的。工作也是,如果切割不好,那么做的时候会很有挫败感——哎,又没完成,那还是继续吧。结果方法失效。
比如要做一份汇报材料,我们可以这么切割:
1.完成信息搜集(30分钟)
2.完成大纲(30分钟)
3.完成初步的PPT制作,只加文字,不美化(30分钟)
4.完成PPT美化(60分钟)
↑ 如果是更完整的汇报材料,可以参考这份清单
方法三:高潮低谷法。
我们的情绪有高潮和低谷,效率也是。回顾一下,一天之内,是不是总有一段时间状态特别好,也总有一段时间状态很差。
所以,找到高潮的时间,然后集中注意力做重要的事。比如我的高潮点一般是上午10点到11点,下午4点到6点,晚上10点到凌晨1点,我一般会把重要的事安排在这些时候。
方法四:买时间法。
时间真的一定吗?我们自己的时间肯定是固定的,但是,我们可以买其他人的时间。那怎么买呢?
第一,用钱买。
比如要做一个PPT,时间很急了,怎么办?可以去网上买一个模板,几十元皆可。甚至可以在淘宝上找一个相关卖家,给到素材,让他们做好即可。
在这里,我们必须明确:公司要求的是,完成项目;但并没有要求,一定是你亲自完成项目。
第二,用感情买。
有时候问题太难,找老朋友吃顿饭,了解一下他们公司的做法,很多时候可以带来更多的思路,然后自然就能找到破题的方法。
需要特别注意的一点
关于时间管理上,还有一个必须特别关注的要点:
如果时间紧急,那么领导对结果的接受度会低一点;
而如果时间宽松,那么领导对结果的期待会更高。
所以,有时候表面上看时间充裕,觉得胸有成竹,但与之相匹配的,领导的要求也更高。
那这怎么办呢?
提供一个小建议,那就是安排一系列时间节点,进行中期沟通和汇报。这就把宽松时的高预期,拆解为每个阶段的中预期。
小结
时间是我们的重要资源,要用好它,必须先明确目标:在限定的时间内,做好更多重要的事。
基于此,我们提出了三个思路:
1.半成品法。提前准备好重要任务的基础工作。
2.前因法。了解清楚做这件事的目的。
3.计划法。写好计划,保证每天的工作不被忘记。
针对具体操作,我们也给出了四个方法:
1.任务切割法。把重要的工作切割为可执行的步骤。
2.番茄工作法。工作一段时间,休息一会,再工作,保证劳逸结合。
3.高潮低谷法。找到自己的高潮时间,然后集中注意力做重要的事。
4.买时间法。去买他人的时间,保证工作能够更有效率地完成。
最后,我们还要特别关注“时间”这个变量,如果一个任务的周期长,那么建议设置一系列中期汇报节点,管理领导的预期。
以上,便是关于时间管理的思考。
时间管理不在于做了多少事,而在于在特定的时间内,完成了多少重要的事。
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