一文看懂时间管理

释放双眼,带上耳机,听听看~!

在互联网上,我们可以看到大量关于时间管理的文章,介绍了很多方法,感觉都很适用。但是,一到具体的场景中时,便会出现水土不服的情况。

要解决这个问题,首先需要回归时间管理的目的。

时间管理的目的

在自己看来,可以简单地理解为:“在限定的时间内,做好更多重要的事。”

这句话有三层重要的信息:

第一,做重要的事。

一天做了 10 件事,但没有一件跟年度KPI一致,那也不算好的时间管理。所以,我们需要评估优先级。

第二,做好重要的事。

重要的事情必须做好,因为只有这样才能让工作变成业绩,让业绩变成简历。

第三,时间是限定的。

我们一天只有 24 小时,这是时间管理最大的可能限制条件。为什么说“可能”,因为我们可以去交换别人的时间,这个后面会说。

好了,明确了目的,我们便可以围绕目的去探索解决方案。

如何找到重要的事?

多人会说,应该按照四象限,将事情分为重要紧急、不重要紧急、重要不紧急、重要不紧急。

这个很好理解。其中的核心是:怎么来评价一件事重不重要?

我想给三个思路:

思路一:看做好这件事的结果是否重要。

比如这件事关系到领导的年度任务,比如这是个重要的大客户,那自然是重要。

思路二,看不做好这件事会有什么后果。

比如大领导过来视察,虽然接待好了不一定会带来多大的业绩(你总不能在年终总结上说今年接待了XX位领导),但不做好肯定会让自己吃亏。

思路三,看这件事对自己的价值。

这种价值是自我成长层面上的。比如参加一场公司内部培训,它会占用你的工作时间,甚至可能影响到业绩;但是,它有利于你个人的知识储备,对个人未来的发展有帮助,那就是重要的。

理解了什么重要后,接下来就是做好它。

如何做好重要的事?

要做好重要的事,它就有很多技巧了,这里介绍常用的三个:

技巧一,半成品法。

现在很多超市,会提供做菜的半成品,比如鱼香肉丝,盒子里已经有切好的食材,买来后下锅炒好即可。

针对于重要但不紧急的事,我们可以借鉴这个方法。在可预知的情况下,前期将素材都准备好,等到它突然紧急时,我们便可以马上下锅,菜便烹饪好了。

比如有朋友经常做汇报材料,那么前期多准备一些 PPT 版式,一些表达方法,那么等到制作时,马上就有料了。

↑ 日常积累的一些公文写作表达

技巧二,前因法。

有时候我们听到做一件事,就马上开动,结果很容易偏离轨道。

比如领导让订个餐馆,我们马上就行动订了上次聚会的小龙虾店。但其实领导是为了做接待,更想要去一家私密性高的饭店。——这就大相径庭了。

所以,在做事时,无论时间多么紧急,但也请问清楚到底为什么做这件事。

技巧三,计划法。

我们很多人都有这样的经历:做着事的时候,这人找一下,那人催一下,节奏被打乱,最后也忘了自己该做什么了。

所以,一天开始的时候,务必留一点时间,写下今天要做好哪几件事。这样可以保证后续即使被“紧急”的事打乱节奏,也能保证重要的事还记在心里。

知道如何做好重要的事,接下来我们看看到底该怎么充分利用时间。

如何充分利用时间?

在这里我们需要引入一个概念:效果=时间效率。

所以,在时间一定的情况下,核心点是提升效率。那么这里就有一些方法了:

方法一:任务切割法。

只要是重要的事,都会比较困难。一旦困难,人就容易退缩,结果就是拖延。要解决这个问题,最好的方法就是把它进行拆分,拆解到什么时候做什么事。一旦清晰了路径,走下去就行了。

↑ 任务切割

方法二:番茄工作法。

工作一段时间,然后休息一会,再工作一段时间。就像我们以前上课,上了45分钟,休息10分钟。

但是,这里有一个核心点,那就是如何拆分工作。你看我们上课,45分钟基本都是独立的。工作也是,如果切割不好,那么做的时候会很有挫败感——哎,又没完成,那还是继续吧。结果方法失效。

比如要做一份汇报材料,我们可以这么切割:

1.完成信息搜集(30分钟)

2.完成大纲(30分钟)

3.完成初步的PPT制作,只加文字,不美化(30分钟)

4.完成PPT美化(60分钟)

↑ 如果是更完整的汇报材料,可以参考这份清单

方法三:高潮低谷法。

我们的情绪有高潮和低谷,效率也是。回顾一下,一天之内,是不是总有一段时间状态特别好,也总有一段时间状态很差。

所以,找到高潮的时间,然后集中注意力做重要的事。比如我的高潮点一般是上午10点到11点,下午4点到6点,晚上10点到凌晨1点,我一般会把重要的事安排在这些时候。

方法四:买时间法。

时间真的一定吗?我们自己的时间肯定是固定的,但是,我们可以买其他人的时间。那怎么买呢?

第一,用钱买。

比如要做一个PPT,时间很急了,怎么办?可以去网上买一个模板,几十元皆可。甚至可以在淘宝上找一个相关卖家,给到素材,让他们做好即可。

在这里,我们必须明确:公司要求的是,完成项目;但并没有要求,一定是你亲自完成项目。

第二,用感情买。

有时候问题太难,找老朋友吃顿饭,了解一下他们公司的做法,很多时候可以带来更多的思路,然后自然就能找到破题的方法。

需要特别注意的一点

关于时间管理上,还有一个必须特别关注的要点:

如果时间紧急,那么领导对结果的接受度会低一点;

而如果时间宽松,那么领导对结果的期待会更高。

所以,有时候表面上看时间充裕,觉得胸有成竹,但与之相匹配的,领导的要求也更高。

那这怎么办呢?

提供一个小建议,那就是安排一系列时间节点,进行中期沟通和汇报。这就把宽松时的高预期,拆解为每个阶段的中预期。

小结

时间是我们的重要资源,要用好它,必须先明确目标:在限定的时间内,做好更多重要的事。

基于此,我们提出了三个思路:

1.半成品法。提前准备好重要任务的基础工作。

2.前因法。了解清楚做这件事的目的。

3.计划法。写好计划,保证每天的工作不被忘记。

针对具体操作,我们也给出了四个方法:

1.任务切割法。把重要的工作切割为可执行的步骤。

2.番茄工作法。工作一段时间,休息一会,再工作,保证劳逸结合。

3.高潮低谷法。找到自己的高潮时间,然后集中注意力做重要的事。

4.买时间法。去买他人的时间,保证工作能够更有效率地完成。

最后,我们还要特别关注“时间”这个变量,如果一个任务的周期长,那么建议设置一系列中期汇报节点,管理领导的预期。

以上,便是关于时间管理的思考。

时间管理不在于做了多少事,而在于在特定的时间内,完成了多少重要的事。

本文来自微信公众号:曹将(ID:CJPPTAO),作者:曹将

心理占卜书

日本网友分享的读心术:想看穿一个人,就看他都点什么“饮料”

2020-8-21 18:22:49

心理占卜书

草根“低成本创业天堂”:义乌带货主播生存实录

2020-8-28 13:53:46

0 条回复 A文章作者 M管理员
    暂无讨论,说说你的看法吧
个人中心
今日签到
有新私信 私信列表
搜索